Central de ajuda em Financeiro

A tela de Cotação e Análise de Orçamentos no Acolweb permite ao administrador visualizar e gerenciar cotações de serviços e produtos. Esta funcionalidade é essencial para comparar preços e escolher as melhores opções para o condomínio.

Como Acessar a Tela de Cotação

1. Menu Principal: No menu lateral esquerdo, navegue até a seção Financeiro.
2. Cotações: Clique na opção Cotações localizada sob a seção Financeiro.

Funcionamento da Tela de Cotação

Novo Orçamento

• Botão: Novo orçamento
• Localização: Parte superior esquerda da tela, destacado em verde na imagem.
• Descrição: Permite iniciar uma nova cotação.
• Ação:
  • Clique em “Novo orçamento” para criar uma nova solicitação de cotação.

Visualizar

• Botão: Visualizar
• Localização: Coluna "Opções", destacado em azul na imagem.
• Descrição: Permite visualizar os detalhes de uma cotação específica.
• Ação:
  • Clique em “Visualizar” ao lado da cotação que deseja examinar.

Total de Orçamentos

• Campo: Total de Orçamentos
• Localização: Parte superior direita da tela, destacado em azul na imagem.
• Descrição: Exibe o número total de cotações registradas no sistema.
• Exemplo: 8 cotações.

Colunas da Tabela de Cotações

• Coluna: #
• Descrição: Número de identificação da cotação.
• Exemplo: #00088.

Situação

• Coluna: Situação
• Descrição: Status atual da cotação.
• Exemplo: FINALIZADO.

Objetivo

• Coluna: Objetivo
• Descrição: Objetivo ou propósito da cotação.
• Exemplo: TESTE DE SISTEMA.

Empresa com Menor Valor

• Coluna: Empresa com Menor Valor
• Descrição: Nome da empresa que ofereceu o menor valor para a cotação.
• Exemplo: FORNECEDOR DO GÁS.

Valor

• Coluna: Valor
• Descrição: Menor valor cotado para o serviço ou produto.
• Exemplo: R$ 0,00.

Total de Empresas Cotadas

• Coluna: Total de Empresas Cotadas
• Descrição: Número de empresas que forneceram cotações.
• Exemplo: 2 empresas.

Opções

• Coluna: Opções
• Descrição: Botões para visualizar os detalhes da cotação.
• Ação:
  • Clique em “Visualizar” para ver detalhes e análises da cotação.

Resumo do Processo

1. Acesse a Tela de Cotação: Navegue até Financeiro > Cotações no menu principal.
2. Crie uma Nova Cotação: Clique em “Novo orçamento” para iniciar uma nova cotação.
3. Visualize Detalhes: Utilize o botão “Visualizar” para examinar os detalhes das cotações registradas.

Dicas Adicionais

• Comparação de Preços: Utilize a tela de cotações para comparar preços e escolher a melhor oferta para o condomínio.
• Histórico de Cotações: Mantenha um histórico das cotações para referência futura e para facilitar novas cotações semelhantes.
• Transparência: Registre todas as cotações recebidas para garantir transparência no processo de aquisição de produtos e serviços.

Esta interface é fundamental para a gestão eficiente das cotações, permitindo comparações claras e tomadas de decisão informadas.

Cadastrar uma nova cotação no Acolweb é um processo simples e direto que envolve a definição do objetivo da cotação e a seleção das empresas que participarão. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo:

Passo a Passo para Cadastrar uma Nova Cotação

Passo 1: Definir o Objetivo da Cotação

• Campo: Qual é o objetivo desta cotação?
• Localização: Parte superior da interface, destacado com o número 1 na imagem.
• Descrição: Especifica o propósito da cotação.
• Ação:
  • Digite o objetivo da cotação no campo fornecido.
  • Exemplo: COTAÇÃO PARA PRODUTOS DE LIMPEZA.

Passo 2: Selecionar Empresas Participantes

• Campo: Quais empresas estão previstas para participar desta cotação?
• Localização: Abaixo do objetivo da cotação.
• Descrição: Escolha as empresas que você deseja que participem da cotação. Certifique-se de que as empresas estejam previamente cadastradas no menu Gerencial > Fornecedores.
• Componentes:
  • Empresa 1: Selecione a primeira empresa participante. Destacado com o número 2 na imagem.
  • Empresa 2: Selecione a segunda empresa participante. Destacado com o número 3 na imagem.
  • Empresa 3: Selecione a terceira empresa participante. Destacado com o número 4 na imagem.
  • Empresa 4 a 6: Opcionalmente, você pode adicionar mais empresas utilizando os campos adicionais.
• Ação:
  • Selecione as empresas clicando nos menus suspensos e escolhendo os fornecedores cadastrados.

Passo 3: Continuar o Cadastro

• Botão: Continuar
• Localização: Parte inferior da interface, destacado com o número 5 na imagem.
• Descrição: Prossegue para a próxima etapa do processo de cotação.
• Ação:
  • Clique em “Continuar” para seguir adiante com a cotação após selecionar as empresas.

Considerações Adicionais

• Cadastro de Fornecedores: Caso a empresa não esteja listada, certifique-se de cadastrá-la previamente em Gerencial > Fornecedores.
• Transparência: Escolher diversas empresas para cotações garante um processo mais competitivo e transparente.
• Histórico: Mantenha um registro de todas as cotações para futuras referências e comparações.

Conclusão

Após seguir esses passos, você terá iniciado uma nova cotação no Acolweb. O próximo passo é preencher os detalhes específicos de cada cotação, como valores e condições, que podem ser feitos nas etapas subsequentes do processo de cotação dentro do sistema.

A tela de cotação no Acolweb é onde você insere os detalhes específicos de cada cotação, como valores, produtos, serviços, e as condições propostas pelas empresas participantes. Aqui está uma explicação detalhada do funcionamento da tela:

Componentes da Tela de Cotação

Discriminação dos Produtos e/ou Serviços

• Campo: Discriminação dos Produtos e/ou Serviços
• Localização: Parte superior da tela.
• Descrição: Área onde você adiciona os itens que estão sendo cotados.
• Componentes:
  • Item: Nome ou descrição do produto/serviço.
  • Unidade: Unidade de medida do item.
  • Quantidade: Quantidade do item a ser cotado.
• Ação:
  • Adicionar novo item: Clique em “Adicionar novo item” para inserir um novo produto ou serviço na cotação.

Comparação de Preços

• Campo: Comparação de Preços
• Localização: Parte superior direita da tela.
• Descrição: Mostra os preços unitários e totais oferecidos pelas diferentes empresas participantes.
• Componentes:
  • Empresa 1, Empresa 2, Empresa 3: As colunas mostram o preço unitário e o total para cada item cotado pelas diferentes empresas.
• Ação:
  • Editar empresas: Clique em “Editar empresas” para modificar as empresas participantes.
  • Excluir cotação: Clique em “Excluir cotação” para remover a cotação.

Gráfico da Cotação

• Campo: Gráfico da Cotação
• Localização: Parte inferior direita da tela.
• Descrição: Representação gráfica dos valores cotados pelas empresas.
• Ação:
  • Visualizar Gráfico: Utilize o gráfico para comparar visualmente os preços oferecidos pelas empresas.

Finalizar Cotação e Análise de Orçamentos

• Campo: Finalizar Cotação e Análise de Orçamentos
• Localização: Parte inferior da tela.
• Descrição: Área onde você insere os detalhes finais e conclui a cotação.
• Componentes:
  • Objetivo: Objetivo da cotação, já preenchido.
  • Empresa/Razão social: Nome da empresa selecionada.
  • CNPJ/CPF: Informações fiscais da empresa. Se não informado, é possível cadastrar clicando em “Cadastrar CNPJ/CPF”.
  • Valor: Valor total da cotação.
  • Data da Cotação: Data em que a cotação foi realizada.
  • Anexar Documentos: Permite anexar documentos relevantes à cotação.
  • Informações do Orçamento: Campo para anotações extras e condições de pagamento.
• Ação:
  • Anexar Documentos: Clique em “Anexar documentos” para adicionar arquivos relacionados.
  • Visualizar Documentos Anexados: Clique em “Visualizar documentos anexados” para ver os documentos adicionados.
  • Finalizar Cotação: Clique em “Finalizar cotação” para concluir o processo.

Resumo do Processo

1. Adicionar Itens: Insira os produtos ou serviços que estão sendo cotados, incluindo a descrição, unidade e quantidade.
2. Comparar Preços: Visualize e compare os preços oferecidos pelas empresas participantes.
3. Análise Gráfica: Utilize o gráfico para uma comparação visual dos preços.
4. Detalhes Finais: Insira os detalhes finais, como valores, anexos e anotações.
5. Finalizar Cotação: Clique em “Finalizar cotação” para concluir o processo.

Dicas Adicionais

• Documentação: Anexe todos os documentos relevantes para garantir que todas as informações estejam completas.
• Verificação: Verifique todos os valores e condições antes de finalizar a cotação para evitar erros.
• Comparação Visual: Utilize o gráfico para facilitar a comparação entre os diferentes fornecedores.

Esta tela permite uma gestão detalhada e eficiente das cotações, garantindo que o processo seja transparente e bem documentado.

Após finalização: Resumo da cotação e análise da empresa vencedora