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A administração de um condomínio não é uma tarefa simples: muitos itens para manutenção, atividades operacionais, gerenciamento de colaboradores, administração e contabilidade. Do mesmo modo, o síndico / administrador deve estar sempre atento e disposto a prover bem-estar e ótimo relacionamento entre os seus condôminos.

ENTENDA OS DEVERES DO ADMINISTRADOR

Administrar um condomínio não é tarefa das mais fáceis. A função exige bastante atenção e compromisso, afinal, todas as questões administrativas, financeiras e operacionais estão relacionadas com uma série de fatores que são de interesse comum dos condôminos e todas ficam sob a responsabilidade direta do síndico.

Pensando nestas atribuições, preparamos esse guia, que pretende dar uma contribuição decisiva para que você possa gerir de maneira eficiente o seu condomínio. Nele, verificaremos quais são as funções que devem ser cumpridas pelo síndico. Também vamos analisar a composição da taxa de condomínio e os investimentos em segurança e em tecnologia, que serão bastante úteis para que a sua administração transcorra de maneira tranquila e produtiva.

ENTENDA OS DEVERES DO ADMINISTRADOR

O síndico certamente é a figura mais visada em um condomínio. A ele são atribuídas muitas responsabilidades que, às vezes, nem dizem respeito às funções que ele deve de fato cumprir. Há casos, inclusive, em que o síndico é chamado para resolver questões pessoais entre vizinhos, problemas familiares e até situações internas de imóveis, além de muitos outros que não dizem respeito à vida comum do condomínio.

Dependendo da disposição do síndico em contribuir para que haja harmonia entre os condôminos, por vontade própria, é até possível que ele interfira em casos particulares. Contudo, o essencial é que ele cumpra com competência as funções que seguem relacionadas e que estão de acordo com o que estabelece o Artigo 1.348, do Código Civil.

REPRESENTAR O CONDOMÍNIO

Como todo coletivo de pessoas, um condomínio também precisa de alguém que assuma a função de representar os condôminos e a própria instituição condominial diante das várias questões que possam envolver o Poder Público, a iniciativa privada e a sociedade como um todo.

Como estabelece o já citado Artigo 1.348 do Código Civil, o síndico é a pessoa que recebe a atribuição de “representar ativa e passivamente o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à dos interesses comuns” dos condôminos .

Sendo assim, por exemplo, cabe ao síndico assinar contratos em nome do condomínio e responder por ele em ações judiciais nas quais figure como reclamante ou como réu. Ou seja, diante de tudo o que o condomínio exigir representação ela deverá ser exercida pelo síndico.

COBRAR AS TAXAS DE CONDOMÍNIO

É a taxa de condomínio cobrada de cada um dos condôminos que permite que as obrigações condominiais sejam cumpridas, tais como os pagamentos de salários de funcionários e de prestadores de serviços, taxa de incêndio, seguros, fundo de reserva para reformas, entre outras. Como legítimo representante do condomínio cabe, portanto, ao síndico, efetuar a cobrança, inclusive aplicando multas, em caso de atraso.

Aliás, esse é um aspecto fundamental na gestão de condomínio, uma vez que, também de acordo com o Código Civil, configura dever do síndico a cobrança do condomínio. Sendo assim, ele deve agir para combater a inadimplência

Contudo, nesta função, convém salientar que preciso muita habilidade e cuidado para que a ação não seja feita de maneira que exponha os inadimplentes, sob risco, inclusive, do síndico sofrer alguma ação por danos morais se cometer alguma ofensa ou agir de maneira indevida.

CUIDAR DA SEGURANÇA E DA CONSERVAÇÃO DAS ÁREAS COMUNS

A legislação também define que cabe ao síndico cuidar para que as áreas comuns do condomínio se mantenham seguras e bem conservadas. Portanto, ele deve ficar atento para todos os riscos que possam expor o patrimônio coletivo ou o patrimônio individual dos condôminos e também a segurança das pessoas que moram ou que trabalham no condomínio. Nesse aspecto estão incluídas as ações de criminosos e as possibilidades de acidentes, que devem ser prevenidas, nos dois casos.

Ao mesmo tempo, o síndico deve garantir que todas as áreas comuns permaneçam limpas e em bom estado de conservação, o que deve ser alcançado a partir das manutenções periódicas que ele deve programar e acompanhar.

SELECIONAR E CONTRATAR FUNCIONÁRIOS E PRESTADORES DE SERVIÇO NECESSÁRIOS

O síndico é o responsável por toda a administração de pessoal do condomínio, devendo se encarregar da seleção e da contratação de novos funcionários, da mesma forma que deve tomar todas as providências cabíveis nas demissões.

Da mesma forma, cabe ao síndico selecionar e contratar prestadores de serviços terceirizados, sempre que estes forem necessários.

CUIDAR PARA QUE AS REGRAS E DETERMINAÇÕES DA CONVENÇÃO DE CONDOMÍNIO SEJAM SEGUIDAS

A Convenção contém todas as diretrizes administrativas e comportamentais que devem ser seguidas no condomínio. Em outras palavras, ela é a lei interna que regulamenta os atos administrativos do síndico e tudo o que dever ser respeitado pelos condôminos.

Em conformidade com a lei, é de responsabilidade do síndico manter a ordem no condomínio, zelando pelo cumprimento das normas estabelecidas na Convenção.


ESTUDE AS TAXAS DO CONDOMÍNIO

Ao contrário do que muita gente pensa, não é a área de lazer, a piscina ou a localização de um condomínio que determinam o valor da taxa que será cobrada dos moradores. Na verdade, o número de unidades e de funcionários existentes no condomínio são os fatores que mais pesam na definição do quanto cada condômino deve pagar por mês para que toda a estrutura seja mantida.

Com relação à composição das despesas, veja o que representam cada uma delas em termos percentuais.

Funcionários: 50%
Água: 15%
Energia elétrica: 10%
Manutenções (elevadores, bombas, portões etc.): 10%
Despesas administrativas: 5%
Fundo de reserva: 10%

MAS COMO DEVE SER FEITA A DIVISÃO DAS DESPESAS TOTAIS ENTRE OS CONDÔMINOS?

Por sugestão do Código Civil, essa divisão deveria ser feita em cotas proporcionais à fração ideal. Sendo assim, para chegarmos ao valor recomendado pela lei para a taxa de condomínio, tomamos o total das despesas e dividimos pela área total do condomínio. Em seguida multiplicamos o resultado pela fração ideal que cabe a cada unidade.

Por esta regra de cálculo, em um condomínio de apartamentos, uma unidade tipo que tenha 80 m² pagará taxa de condomínio equivalente à metade do que deve pagar uma cobertura que tenha 160 m².

Contudo, a legislação também dá a liberdade para que outras formas sejam escolhidas, o que permite que, em convenção, o condomínio decida dividir as despesas do condomínio em partes iguais para todas as unidades ou que se faça o rateio de maneira híbrida, utilizando a divisão de acordo com a fração ideal para alguns tipos de despesas e a divisão por unidades para outros.

Na forma híbrida, as despesas de manutenção, obras de reparo e as despesas com conservação são divididas igualmente entre as unidades, enquanto as outras, que significam valorização patrimonial do imóvel, como uma troca de revestimento da fachada, por exemplo, são divididas de acordo com a fração ideal que cabe a cada unidade.


INVISTA NA SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO

Como vimos anteriormente, faz parte das atribuições do síndico buscar recursos para que haja a segurança do patrimônio e das pessoas que residem ou que trabalham em um condomínio.

Nesse sentido, portanto, é fundamental que ele se cerque de medidas que sejam compatíveis com a natureza do espaço condominial, seja ele vertical ou horizontal, e que sejam capazes de garantir que aquele espaço fique resguardado contra invasões, arrombamentos e outros ataques criminosos que possam acontecer, tanto sobre o espaço de uso coletivo quanto sobre as unidades de uso privativo. Sendo assim, o síndico deve incluir em seu planejamento financeiro e operacional a previsão dos expedientes de segurança.

Felizmente, na atualidade são muitas as possibilidades nesse setor e que são compatíveis com todas as necessidades e capacidades de investimentos.

TREINAMENTO DE FUNCIONÁRIOS

Quando falamos em segurança, a primeira coisa que vem à mente da maioria das pessoas é o emprego da tecnologia. De fato, os recursos tecnológicos são altamente úteis para aumentar o nível de segurança em qualquer lugar. Contudo, antes de pensar em investir na sofisticação tecnológica, o síndico deve pensar na capacitação dos funcionários que atuam no condomínio. Afinal, regras básicas de comportamento e de desempenho das tarefas podem contribuir bastante para prevenir ocorrências criminosas.

Desta forma, o pessoal de portaria deve ser treinado para as funções que deverá cumprir de controlar a entrada e saída de pessoa e de veículos. É importante ressaltar que os porteiros devem ter completo conhecimento sobre as restrições relativas à entrada de pessoas não autorizadas e ao controle de acesso de visitantes e de prestadores de serviços.

Ao mesmo tempo, eles devem conhecer todos os riscos que podem estar associados ao acesso de veículos para saber detectar situações de perigo e para saber como reagir diante delas.

Mas não são só os porteiros que devem ser treinados. Todo os demais funcionários do condomínio também devem saber como se comportar nas várias situações da rotina de trabalho. Por exemplo, no momento de abrir portões para dispor o lixo para coleta é importante que algumas precauções sejam adotadas pelo pessoal da limpeza, para que o condomínio não seja tomado de assalto por criminosos.

As técnicas de segurança que devem ser adotadas por funcionários de condomínios são informadas em um curso especializados.

TREINAMENTO DE CONDÔMINOS

Os condôminos também devem estar cientes sobre as regras de prevenção que devem seguir cotidianamente, a fim de que possam evitar surpresas desagradáveis. Temas relativos à segurança — por exemplo, os cuidados que moradores devem ter no acesso a portarias e a garagens — podem fazer parte de palestras que possam ser ministradas por especialistas em segurança.

TREINAMENTO DE CONDÔMINOS

Atualmente há uma infinidade de equipamentos voltados para a segurança predial e de condomínios horizontais, que vão desde uma simples concertina até os equipamentos mais sofisticados. Interfones, portões eletrônicos, câmaras de segurança, conjuntos de alarmes, sensores de presença e cercas elétricas fazem parte de um conjunto de sistemas que podem ser monitorados internamente, no próprio condomínio, e também a partir de uma central remota de monitoramento, localizada em alguma empresa especializada na segurança condominial.

Para condomínios com baixo fluxo de pessoas uma solução que tem se apresentado como sendo de grande utilidade e eficiência são as portarias virtuais. Estes sistemas incluem monitoramento por vídeo e controle de acesso por interfones que são interligados a uma central remota, a partir da qual todo o controle de pessoas e de veículos e a vigilância do espaço condominial é efetuado por pessoal especializado que atua a partir da central.

GUARITA

A guarita é a estrutura de proteção do porteiro. Ou seja, quanto mais vulnerável ela for, mais exposto aos riscos estará o porteiro, o que também torna a segurança do condomínio mais vulnerável. Afinal, o porteiro não só deve fazer o controle de acesso de pessoas e de veículos, como também pode atuar como um agente de proteção que pode acionar a polícia, em caso de necessidade.

Além disso, considerando que o funcionário de portaria trabalha na linha de frente do condomínio, o que faz com que ele naturalmente já seja exposto aos riscos, é importante que a guarita seja projetada de maneira a garantir completa proteção ao porteiro, resguardando também a sua integridade física.

GRUPOS EM APLICATIVOS DE CELULAR

Um recurso de grande utilidade que vem sendo adotado em várias cidades do Brasil é a criação de grupos em aplicativos de celulares, como o WhatsApp e o Telegram, e que têm como propósito o compartilhamento de informações de segurança.

Por meio desses grupos, pessoas que moram e trabalham em uma determinada região se comunicam o tempo todo, passando alertas e dicas sobre segurança. Nesses grupos podem ser incluídos todos os condôminos de um condomínio, demais pessoas da vizinhança, inclusive trabalhadores, e policiais que atuam na região.

Desta forma cria-se uma rede de informação muito eficiente, que é capaz de detectar situações de risco e de dar início a reações, quando surge a necessidade. Por exemplo, uma movimentação suspeita comunicada por um porteiro em um grupo de vizinhos no WhastApp pode impedir que uma invasão ao condomínio aconteça e até provocar a ação policial de maneira imediata.


APOSTE NA TECNOLOGIA PARA A GESTÃO

Até aqui você pode notar que a gestão de um condomínio inclui uma série de tarefas e de responsabilidades que exigem do síndico grande atenção e capacidade de ação imediata. Diante desta realidade, naturalmente, para que possa agir com eficiência, além de um bom planejamento, o síndico também deve contar com ferramentas que não só facilitem o seu desempenho, mas que também sejam capazes de minimizar a possibilidade de erros. É nesse sentido que a tecnologia se apresenta como uma grande aliada da gestão de condomínios.

De fato, utilizando um sistema de gestão especializado, em um único ambiente extremamente amigável, o síndico pode acessar todas as informações relativas ao condomínio que ele administra, podendo gerar relatórios, fazer programações de pagamentos, projeções de recebimentos e emitir balancetes a qualquer tempo, o que é de extrema utilidade para a prestação de contas.

Veja algumas das funcionalidades financeiras que um sistema de gestão pode assegurar:

Emissão do boleto da taxa de condomínio com envio por email e por push através do App exclusivo para moradores
Emissão de cartas de cobrança e recibos
Conciliação bancária, visualização das baixas de boletos, retornos etc
Rateio das despesas, necessário para definição da taxa de condomínio
Cálculo de multas e juros por atrasos juntamente com um sistema de gestão de acordos
Controle de contas a pagar e de contas a receber
Previsão orçamentária
Balancetes e vários relatórios financeiros

Contudo, o sistema também pode facilitar o dia a dia do condomínio pelo ponto de vista operacional, permitindo:

Controle de portaria, gestão de encomendas e liberação de acessos
Cadastro de unidades, de veículos, de animais de estimação, de fornecedores e de funcionários
Controle das reservas das áreas comuns
Calendário do condomínio, entre outras funções

CONCLUSÃO

A gestão de condomínios é uma atividade que apresenta complexidade bastante significativa e que não pode ser realizada de maneira improvisada e irresponsável. Portanto, é essencial que o síndico cumpra com rigor as funções que a ele foram confiadas pelos condôminos — o que configura, inclusive, uma obrigação legal.

Portanto, é fundamental que o gestor compreenda perfeitamente as atribuições que recebe e que se cerque de todas as medidas necessárias para que elas sejam cumpridas com máxima eficiência.

Como vimos nesse guia, um sistema de gestão apropriado se apresenta como uma ferramenta de grande utilidade para garantir que o síndico desempenhe suas tarefas com tranquilidade e segurança.


Acolweb é um software para de gestão de condomínio de aplicação online, que tem como missão facilitar a rotina dos síndicos e dos condôminos. Como uma ferramenta intuitiva e útil, ela se torna uma grande aliada, essencial para a boa administração financeira e de comunicação entre o condomínio e os condôminos.

Confira nosso Guia completo de como abrir uma administradora de condomínios

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