Como organizar as finanças do condomínio sem dor de cabeça?

Segundo pesquisa do Sebrae Nacional, os maiores erros de uma má administração das finanças, é não ter controle sobre o fluxo de caixa do condomínio. Isso porque, ao realizar o fluxo de caixa, o síndico adquire uma visão mais precisa sobre o momento financeiro.

Qual é o momento financeiro da seu condomínio?

Sem planejamento financeiro e um acompanhamento contínuo, é praticamente impossível saber em qual momento o seu condomínio realmente está, também fica complicado realizar projeções, analisar e até aplicar seus investimentos na área e momento certos.

E como isso se torna possível?

Percebendo que administrar as finanças do condomínio se tornou um grande desafio para o síndico que não domina os conceitos da área financeira, o Acolweb produziu esse conteúdo exclusivo para mostrar que entender sobre finanças não é um bicho de sete cabeças. Pelo contrário, se houver organização e disciplina, tudo pode acontecer de forma mais simples do que se imagina. Então vamos lá! Você irá conhecer mais sobre finanças a partir dos tópicos:

• Ideia 1: Educação financeira
• Ideia 2: Ferramentas de organização financeira
• Ideia 3: Gestão com o uso do software para condomínios

IDEIA 1: EDUCAÇÃO FINANCEIRA

A educação financeira é necessária para toda pessoa que deseja empreender no sinal verde. Em outras palavras, fundamental para quem espera apostar na ideia de negócio sem tropeços.

O que é educação financeira?

A Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) define que a Educação Financeira é um processo em que o indivíduo faz escolhas conscientes e se mantém bem informado a respeito da economia para elaborar a melhor forma de lidar com seu dinheiro.

Investir em educação financeira ajuda você a ter o controle do próprio dinheiro, identificar as melhores opções para suas necessidades e, também, a ter um futuro tranquilo e seguro para o seu condomínio. É conhecimento para vida toda!

Educar-se financeiramente começa com o simples interesse em expandir seus conhecimentos sobre o assunto, entendendo que praticá-lo em seu dia a dia contribui para a organização de suas finanças e para a projeção de um futuro seguro, com as contas saudáveis e em dia.

DEIA 2: FERRAMENTAS DE ORGANIZAÇÃO FINANCEIRA

Finanças em dia nos mostram que os processos e projetos conduzidos pelo condomínio estão trazendo o retorno esperado. Para realizar esse gerenciamento financeiro, de forma mais simplificada em sua gestão, há três ferramentas de organização financeira que fazem toda a diferença no dia a dia: Previsão orçamentária, Fluxo de Caixa, Contas a Receber e Contas a Pagar.

Previsão orçamentária

É uma previsão das despesas futuras do condomínio baseada nos custos dos meses anteriores. A previsão orçamentária deve ser apresentada pelo síndico e conselho fiscal à assembleia geral ao menos uma vez por ano.

Fluxo de Caixa

É uma ferramenta de controle financeiro que registra toda as entradas e saídas de dinheiro do condomínio em um determinado período de tempo. Todas as movimentações financeiras devem ser representadas no fluxo de caixa periodicamente: receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, empréstimos, reembolsos, rendimentos ou desvalorizações de investimentos, entre outros.

Organize o fluxo de caixa

1º Determine um período para o seu fluxo de caixa

Por dia, semana, quinzena ou mês? Só não escolha um período muito longo, senão o risco de perder o controle do fluxo de caixa pode aumentar. O período mais utilizado nos condomínios e indicado por especialistas é o mensal.

2º Diferencie receitas x despesas

Utilize o Plano de contas e o Centro de custos para diferenciar Receitas de Despesas. O importante é bater o olho e identificar o que entrou e saiu do fluxo de caixa de forma objetiva.

3º Identifique movimentações financeiras periódicas

Separe as receitas e despesas que são periódicas daquelas que não são. Assim, é possível registrá-las nos fluxos de caixa de períodos futuros e fazer previsões de pagamentos ou recebimentos de funcionários e fornecedores.

4º Registre as contas a pagar e receber

Tudo deve ser registrado para facilitar a atualização. Ou seja, ao registrar você tem conhecimento sobre o saldo futuro provisionado no Plano de Contas, se ele está considerando o dinheiro que irá entrar e sair do caixa do condomínio.

5º Crie categorias para classificar suas receitas e despesas

Poucas categorias deixarão seu controle financeiro muito superficial e muitas categorias deixarão seu controle financeiro muito complexo. Encontre um equilíbrio para seu entendimento: crie categorias suficientes para suprir a sua necessidade de controle financeiro.

Dica: O Acolweb já fornece um Plano de Contas para ajudar sua jornada administrativa.

6º Crie centros de custos para agrupar suas receitas e suas despesas

Centros de custos são locais onde receitas e despesas são originadas. Podem ser projetos, produtos, serviços ou qualquer outra forma de agrupar receitas. Assim, você saberá onde está gastando e onde está recebendo dinheiro, como no exemplo abaixo.

Contas a Receber e Contas a Pagar

Para que o seu controle financeiro seja completo, você precisa colocar na ponta do lápis as contas que vão gerar entrada ou saída de dinheiro no caixa da sua empresa, principalmente de acordo com o parcelamento dos pagamentos.

Benefícios

• Avaliação de como o capital rodou no passado e o que está acontecendo no presente
• Previsão e equilíbrio dos gastos
• Identificação de falhas e despesas desnecessárias
• Possibilidade de remanejamento das aplicações com a finalidade de minimizar despesas

Controle de Contas a Receber

É aqui que você vai listar todas as vendas realizadas a prazo e o montante que você deve receber — incluindo os juros — e quando. Isso vai permitir que você tome decisões sobre esses futuros créditos, tenha insumos para o fluxo de caixa e ainda se prepare para as eventuais cobranças e possíveis ações administrativas e judiciais decorrentes.

Confira abaixo um exemplo:

Controle de Contas a Pagar

O acompanhamento das contas que devem ser pagas pelo condomínio fornece subsídios para a tomada de decisões no que tange o desembolso de recursos. Além de funcionar como um lembrete dos prazos, colabora para que você analise com o que o condomínio está gastando, racionalize os débitos e ainda verifique a possibilidade de descontos quando o pagamento é antecipado. Caso seu condomínio esteja passando por dificuldade financeira devido a grande quantidade de inadimplentes, é essa demonstração que vai ajudar a identificar os pagamentos a serem priorizados.

Na prática

Para efetuar o controle e a demonstração de Contas a Pagar, você deve listar todos os compromissos assumidos pelo condomínio, como os custos fixos, como serviços essenciais e salários, além de compra de mercadorias, máquinas, serviços, empréstimos e impostos.

Resumo mensal

Ao final de cada período você pode fazer um resumo com o saldo final entre o quanto deve receber e o quanto deve pagar. Essa análise permite que você compreenda melhor a movimentação financeira e o andamento dos resultados do negócio.

IDEIA 3: SOFTEWARE PARA GESTÃO DE CONDOMÍNIOS

Chegou até aqui e ainda tem muitas dúvidas? Se você não tem certeza se consegue ou não mandar bem no controle financeiro da sua empresa, ainda restam duas possibilidades que se complementam: Clique aqui para ver todos os vídeos sobre gestão financeira condominial usando Software Acolweb

Dicas de como usar o Software Acolweb para condomínios

A ideia é gerir seu condomínio de modo organizado e planejado

O Software Acolweb possibilita um amplo controle dos negócios do condomínio em um único lugar. Com ele, você poderá controlar receitas e despesas, previsão de fluxo de caixa, programação de contas a pagar e receber, acompanhamento da conciliação bancária e entre várias outras funções.

Vantagens

Os software Acolweb é muito simples de usar e não exigem conhecimento técnico avançado para seu manuseio. Confira suas vantagens:

• Solução segura, ágil e profissional de administrar um ou mais condomínios;
• Facilidade no trabalho da equipe;
• Otimização de processos;
• Mais informações para a tomada de decisões;
• Através de uma solução simples, o síndico poderá compartilhar documentos com os moradores para prestação de contas do condomínio, disponível 24h/dia na Web e também no App.
• Unificação de todas as informações financeiras da empresa de modo que os responsáveis possam acessar os dados sem ter problemas de conflito de cópia, como acontece frequentemente com planilhas em Excel;
• Entre outras que você irá identificar com o uso diário.

A gestão financeira é a chave para o sucesso para uma boa gestão condominial. Um fluxo de caixa mal feito ou o mal entendimento de alguma planilha, podem colocar em risco todo ecossistema do condomínio. Cada vez mais o síndico terá que evoluir em sua posição de administrador.

Em contrapartida, obter entender sobre a área de finanças é uma grande dificuldade para a maioria dos gestores, por isso quanto mais você dominar o assunto, mais vantagem competitiva adquire e o condomínio só tem a ganhar!

Continue ampliando seus conhecimentos e aperfeiçoando sua prática financeira, de forma manual ou através do Acolweb. O crescimento da sua administradora ou a saúde de seu condomínio depende especialmente desse seu interesse em manter as contas em dia e, a partir delas, propor novos planos estratégicos para uma melhor convivência.